Les étapes de vie d’une gouvernance

Comme mentionné dans mon article sur le cadre et la structure d’une gouvernance, une gouvernance est sans cesse changeante, on pourrait même dire qu’elle est vivante.  C’est cette adaptabilité constante qui fait qu’une gouvernance sera efficiente et pourra faire face à toutes les nouvelles situations, aussi inusitées soient elles.  Ici on fait référence au concept anglo-saxon d’« adapt and conquer » que l’on peut librement traduire en adapter et surmonter.

Une gouvernance est comme un être humain, elle nait, grandit, atteint sa maturité, gagne en expérience puis se termine.  La durée d’une gouvernance peut varier tout dépendant de son ampleur telle que la gouvernance d’entreprise, la gouvernance départementale, la gouvernance sectorielle ou fonctionnelle.  Généralement plus l’objet de la gouvernance sera large plus elle perdurera dans le temps, plus il sera limité plus elle fera l’objet de limitations temporelles.  Évidemment il y aura toujours des situations qui sortent des généralités.

Dans le cas spécifique de la gouvernance de fournisseurs la durée de vie de la gouvernance sera habituellement équivalente à la durée de l’entente contractuelle qui unis le fournisseur à l’entreprise.

Mais peux importe l’ampleur de la gouvernance, on peut généralement séparer en trois phases la vie de celle-ci.

• Phase 1 : La mise en place de la gouvernance.

• Phase 2 : L’opération de la gouvernance.

• Phase 3 : La terminaison de la gouvernance.

Les premières et troisièmes phases sont associées à des activités en mode projet tandis que la seconde phase est associée aux activités opérationnelles.

Si on revient à la gouvernance d’un fournisseur, c’est dans la première phase que le responsable de la gouvernance initie deux activités importantes. 

La première activité est l’appropriation contractuelle. C’est l’étape précurseur à l’élaboration du cadre de gouvernance du fournisseur, ou le responsable de la gouvernance prend connaissance du contrat afin d’en extraire toutes les modalités opérationnelles qui devront faire l’objet d’un suivi lors des gouvernances.

La seconde activité, sera l’élaboration du cadre de gouvernance comme tel.

Dans la seconde phase, le responsable de la gouvernance sera responsable de deux activités.

La première sera l’exécution du cadre de gouvernance, la seconde sera le maintien à jour de ce cadre. Souvenez-vous il est vivant et doit s’adapter aux changements.

Finalement la troisième phase est la terminaison de contrat.  En fait je suis un petit peu menteur, car lors de cette troisième phase on peut aussi entrer dans une reconduction du contrat.  Ici deux scénarios sont possibles. Le scénario 1 qui est une reconduction tel quel du contrat et nous adapterons le cadre de gouvernance en fonction des nouveaux jalons du contrat.  Le scénario 2 est une reconduction avec modification du contrat, dans ce cas nous procéderons à un rehaussement plus ou moins majeur du cadre de gouvernance. 

Mais pour des fins de simplification disons simplement que la troisième phase est la fin de vie de la gouvernance.

Voilà donc de façon sommaire le cycle de vie d’une gouvernance et plus spécifiquement d’une gouvernance d’un fournisseur.

Bon succès dans vos gouvernances !

Le C4ISR et la gouvernance

Sûrement vous vous demandez ce qu’est le C4ISR et qu’est-ce que ça a à voir avec la gouvernance et votre question serait très légitime.  Commençons par démystifier c’est quoi le C4ISR. 

Le C4ISR est un acronyme tiré du secteur militaire qui veut dire « Command Control Communications Computers Intelligence Surveillance and Reconnaissance » que l’on peut librement traduire par Commandement, Contrôle, Communications, Informatique, Renseignement, Surveillance et Reconnaissance.  Prenons chacun de ces mots et regardons en quoi ils peuvent s’appliquer en entreprise.

Commandement est équivalent de direction en entreprise.  La direction doit donner aux employés des alignements et des objectifs clairs tout comme les généraux donnent des objectifs et ordres de missions clairs.

Contrôle fait appel à la notion de maitrise des opérations en entreprise.  Que celles-ci soient techniques, financières, juridiques, et autres, elles doivent faire l’objet d’un contrôle le plus stricte possible pour assurer la pérennité de l’entreprise.

Communications, est le moyen par lequel l’entreprise peux donner les alignements et recevoir une rétroaction.  Pour être efficiente la communication doit être bi-directionnellement fluide via des canaux de communications structurées. La communication est au cœur même des opérations car elle transporte toute l’informations requise pour assurer la bonne gouverne de l’entreprise.

Informatique est le moyen par lequel l’information d’entreprise est entreposée, catégorisée, analysée et circulée au sein de celle-ci.

Renseignement, en entreprise on parlerait plus d’information.  L’information juste et pertinente est essentielle aux prises de décision qui permettent de maitriser les opérations en donnant les alignements stratégiques, tactiques et opérationnels aux ressources de l’entreprise.

Surveillance, ici on se rapproche drôlement de la gouvernance des fournisseurs, car la gouvernance des fournisseurs est avant tout la surveillance de leur performance dans la livraison des produits et services.  Mais dans un contexte plus large d’entreprise, la surveillance est le moyen par lequel ont est en mesure de garantir la maitrise des opérations

Reconnaissance, ce dernier point est intimement lié au renseignement. En fait toutes les ressources de l’entreprise deviennent des observateurs de différents éléments qui peuvent impacter les opérations de l’entreprise et doivent communiquer à la direction des observations.

Mais la gouvernance se situe où dans tout cela ?  Hé bien elle devient un catalyseur des tous les éléments précédemment cités.  L’objectif premier de mettre en place une gouvernance est d’assurer la maitrise des opérations de l’entreprise pour en garantir la pérennité. Elle surveille donc l’efficience des parties prenantes à respecter les obligations qui leur incombent.  Ces obligations visent à réaliser les alignements et objectifs de l’entreprise.  Pour ce faire la gouvernance utilise la circulation bidirectionnelle structurée d’information.  Donc les éléments du concept C4ISR deviennent au cœur même d’une gouvernance saine et efficiente.

C’est drôle de constater comment les concepts sont le mêmes que ce soit pour diriger une armée ou une entreprise. Seuls les objectifs diffèrent… Mais sont-ils vraiment différents ?  L’entreprise veut assurer sa pérennité et celle de ses employés et l’armée veut elle assurer la pérennité d’un pays et de sa population…

Comment mettre en place une gouvernance d’un fournisseur

Comme je le mentionnais dans mes articles précédents, la mise en place d’une gouvernance d’un fournisseur se résume en deux grandes activités, une bonne préparation et quelques tâches et sous-tâches.

L’approche Agile dans la mise en place

Afin de rendre cette mise en place plus facile, je vous suggère une approche agile avec de courts livrables et des petits « sprints » de travail de deux à trois semaines chacun.  L’approche agile vous permettra des réalignements lors de la mise en place si le contexte vient à changer en cours de route.

La préparation de la mise en place

Afin de vous préparer à mettre en place une gouvernance vous devrez commencer par réunir tous les documents relatifs au fournisseur ainsi qu’aux produits et services acquis par l’entreprise.  Ceci inclus, tous les documents contractuels, les offres de service, les prospectus publicitaires et tous les autres documents qui décrivent les produits et services acquis.

Dans un second temps vous devrez décider de L’endroit et sous quelle forme seront hébergés les documents relatifs à la bonne conduite de la gouvernance.  Ici vous devrez porter une attention particulière sur la confidentialité des documents pour en assurer une utilisation conforme aux normes d’entreprise et aux législations.

La première activité, la compréhension du contrat

La compréhension du contrat est le premier geste à poser afin de comprendre toutes les modalités dans lesquelles les produits et services seront livrés par le fournisseur ainsi que leurs caractéristiques.  Vous devrez donc faire une lecture détaillée de l’ensemble de la documentation afin d’en extraire les informations pertinentes. Pour vous guider voici quelques questions à se poser lors de la lecture des documents :

Qui ? Le qui vise à établir la liste détaillée des parties prenantes impliquées dans la future gouvernance.  Évidemment il y aura les signataires du contrat, mais il y beaucoup plus que cela, il y aura la liste de toutes les personnes qui auront à jouer un rôle dans la conduite de la gouvernance avec leurs coordonnées complètes, leurs titres et leur fonction au sein de leurs entreprises respectives.  Cette compilation des parties prenante servira dans la construction des instances de gouvernance, de l’écosystème de gouvernance et dans les processus d’escalade techniques et administratives du cadre de gouvernance.

Quoi ? Le quoi vise à établir la description détaillée des produits et service acquis ainsi que les interactions entre ces produits et services.  Cette description servira dans la construction de l’écosystème de gouvernance.

Où ? Le où vise à établir à partir de quel endroit seront livrés les produits et services du fournisseur.  On y retrouvera les adresses des sièges sociaux des parties prenantes dans la livraison des produits et services ainsi que de tous les points de services impliqués.  Cette information sera importante car elle déterminera quelles sont les juridictions législatives qui s’appliqueront dans l’exécution du contrat.  Ces informations viendront alimenter le cadre légal de l’écosystème de la gouvernance. 

Quand ?  Le quand vise à établir toutes les dates ou délais jalons du contrat, par exemple la date signature, la date de mise en service des produits et services acquis, la date de renouvellement du contrat, la date de résiliation du contrat, la date de terminaison du contrat ou toute autres dates stipulées dans le contrat.  Ces informations serviront à construire les processus, procédures et instructions qui devront être suivies dans la bonne conduite de la gouvernance et dans l’exécution conforme du contrat.

Comment ? Le comment est la question centrale et à laquelle on déclinera une série de sous questions qui viseront à détailler les modalités de livraison des produits et services par le fournisseur.  On y retrouvera, sans s’y restreindre, les points suivants :

1. Description des niveaux de services applicables (exemples : taux de disponibilité des produits et services, taux de réponses et prise en charge des incidents, etc.) ;

2. Descriptions des obligations contractuelles opérationnelles applicables autres que les niveaux de services (exemple : continuité des affaires, entiercement, etc.) ;

3. Description des conditions opérationnelles contractuelles applicables (exemple : sécurité, conformité, changements, gouvernance, etc.);

4. Description des modalités techniques et administratives prévue au contrat de livraison des produits et services;

5. Toutes autres clauses de nature opérationnelles prévue au contrat ayant un impact sur la livraison des produits et services par le fournisseur qui doit faire l’objet d’une surveillance.

Ces informations serviront à plusieurs niveaux dans la construction du cadre de gouvernance du fournisseur.

Combien ? Le combien vise à établir les paramètres financiers associés avec livraison des produits et services.  Combine coûte le service, quels sont les budgets attribués et leur consommation, quel sont les crédits auquel L’entreprise a droit, etc.  Ces informations viendront bonifier l’écosystème de la gouvernance ainsi que les points de contrôle financier de celle-ci.

Les réponses à ces questions seront classifiées et cataloguées dans un document qui sera un sommaire opérationnel du contrat afin de préparer la construction du cadre de gouvernance.

La seconde activité, la construction et la mise en place du cadre de gouvernance du fournisseur

Objectif du cadre de gouvernance

Le cadre de gouvernance vise à assurer la bonne exécution des obligations contractuelles dans une optique de maîtrise complète des opérations par les parties prenantes au contrat.

Structure de gouvernance

La première décision à prendre est la détermination de la structure de gouvernance. Il est possible que celle-ci soit décrite dans le contrat, alors il faut simplement documenter la structure dans le cadre de gouvernance et la mettre en place.  Dans le cas contraire, il faudra évaluer et déterminer quelle est la structure et l’intensité de gouvernance requise. Pour faire cette évaluation il faudra considérer quelques éléments comme :

1. À que point le produit ou le service acquis est essentiel aux opérations de l’entreprise.  C’est-à-dire, si le produit ou service acquis devient dysfonctionnel, quel est l’impact sur les opérations et sur la viabilité de l’entreprise.

2. Quelles sont les ressources que l’entreprise peut consacrer à la bonne conduite de la gouvernance.

3. Quels sont les risques associés au fournisseur ou à ses produits et service acquis.

Les réponses aux questions précédentes viendront expliquer la structure et l’intensité de la gouvernance retenue.

Instances de gouvernance

Une fois la structure et l’intensité de la gouvernance déterminée vous devrez construire les instances de gouvernance, soit les comités de gouvernance.  Vous devrez déterminer le nombre de comités, la hiérarchie des comités et les champs de compétence de chacun des comités. 

Pour chaque comité vous devrez également déterminer :

• Le nombre de participants, leurs rôles et leur provenance;

• La compétence du comité et l’étendu du pouvoir décisionnel du comité;

• La structure du comité, qui en est responsable, qui le préside, etc.

• Quels sont les documents qui seront utilisés et quel est l’agenda du comité afin de s’assurer de son déroulement organisé, efficient et structuré;

• Quel est la fréquence, la durée du comité;

• Comment aura-t-il lieu, en virtuel ou en présentiel ou de façon hybride;

• Dans les cas de rencontre en présentiel, où sera le lieu de rencontre;

• Ainsi que toutes autres modalités pouvant impacter le bon déroulement du comité.

Écosystème de gouvernance

Sommairement l’écosystème de la gouvernance, est la cartographie détaillée de toutes les parties prenantes (individuelles ou corporatives), des systèmes (produits et services) et des processus qui ont un rôle à jouer dans la livraison du produit et/ou du service.  Cette cartographie présente toutes les interactions entre systèmes eux-mêmes et les parties prenantes qui assurent le bon fonctionnement de ces systèmes et les processus inhérents et satellites au bon fonctionnement du produit et/ou service acquis. La cartographie, sera donc plus ou moins élaborés selon la complexité des interactions qui soutiennent le bon fonctionnement du produit et/ou service acquis.

Processus de conduite de la gouvernance

Pour assurer la bonne conduite d’une gouvernance, il lui faut des règles claires de fonctionnement.  C’est ici que l’élaboration de processus solides, flexibles et adaptables viendront décrire les activités inhérentes au bon fonctionnement de la gouvernance.  À titre d’exemple de processus, dans l’organisation et le déroulement d’un comité X, on y précisera, entre autres, qui fait quoi et à que moment.  Ces processus seront habituellement présentés sous format de schémas de style Microsoft Visio avec un descriptif plus ou moins court pour chaque processus. Un autre exemple est le processus d’escalade technique ou administratif, où l’on schématisera qui communique avec qui dans telles ou telles autres situations.

Procédures et instructions de conduite de la gouvernance

Une fois les processus documentés, il va falloir « descendre » à un niveau de précision additionnel afin de décrire les gestes concrets qui doivent être posés à l’intérieur de chaque activité du processus, c’est à ce niveau que les procédures et instructions prennent tout leur sens.

La planification et l’échéancier de mise en place

La mise en place d’une gouvernance peut aller que quelques semaines à plusieurs mois, tout dépendant de la complexité de la structure et des instances de gouvernance à construire et mettre en place.  La mise en place de la gouvernance fait habituellement parti du projet d’intégration des nouveaux produits et/ou services acquis par l’entreprise et prend fin avec la mise en service, ou mise en production, de ceux-ci. 

Référence: https://en.wikipedia.org/wiki/Governance_framework

Toujours vivant !

Une chose à retenir… une gouvernance est toujours vivante, elle change et évolue continuellement au rythme des changements organisationnels, contractuels, structurels et fonctionnels.  Votre cadre de gouvernance sera tout aussi évolutif et ce que vous aurez mis en place pour le jour J de la mise en production sera probablement différent un an plus tard.  Votre travail de responsable de la gouvernance sera de faire évoluer votre cadre conséquemment à la suite de sa mise en place initiale.

Bonne mise en place !